MONEV KEARSIPAN DAN PERSURATAN

Tangerang, 13 Oktober 2026 — Balai Besar Kekarantinaan Kesehatan (BBKK) Soekarno Hatta melaksanakan kegiatan Monitoring dan Evaluasi (Monev) Kearsipan dan Persuratan. Kegiatan ini merupakan bagian dari upaya memperkuat tata kelola administrasi perkantoran, meningkatkan ketertiban pengelolaan arsip, serta mengoptimalkan pemanfaatan sistem persuratan elektronik di lingkungan BBKK Soekarno Hatta.

Kegiatan menghadirkan Nia Kurniawati, S.K.M., Arsiparis Ahli Pertama, dan Widya Intan Wahyuni, S.K.M., Arsiparis Mahir, sebagai narasumber. Peserta kegiatan terdiri atas perwakilan tim kerja, wilayah kerja, instalasi, serta unsur Administrasi Umum BBKK Soekarno Hatta dan Wilayah Kerja Halim Perdanakusuma.

Melalui kegiatan ini, peserta mendapatkan penguatan terkait pengelolaan arsip dan persuratan, penggunaan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI), serta penerapan tata naskah dinas dalam mendukung kelancaran administrasi organisasi.

Lima Agenda Utama Monitoring dan Evaluasi

Kegiatan Monev Kearsipan dan Persuratan membahas lima agenda utama yang berkaitan dengan pengelolaan administrasi dan kearsipan.

1. Evaluasi Tanda Tangan Elektronik (TTE)

Evaluasi dilakukan terhadap penggunaan Tanda Tangan Elektronik (TTE) oleh kepala tim kerja, kepala wilayah kerja, dan kepala instalasi, termasuk pemantauan masa berlaku sertifikat elektronik. Langkah ini penting untuk memastikan sertifikat elektronik tetap valid dan dapat digunakan dalam mendukung proses persuratan dinas secara elektronik.

2. Evaluasi Akun SRIKANDI pada Unit Kerja

Evaluasi mencakup akun kepala tim kerja, kepala wilayah kerja, kepala instalasi, serta akun tata usaha masing-masing unit. Pembahasan meliputi pengelolaan akun dan pengaturan penomoran surat secara otomatis guna mendukung ketertiban administrasi persuratan.

3. Evaluasi Akun SRIKANDI Pegawai

Pengelolaan akun secara aman menjadi perhatian dalam penggunaan aplikasi SRIKANDI. Materi evaluasi mencakup pembaruan kata sandi secara berkala, pengaturan autentikasi multifaktor (Multi-Factor Authentication/MFA), serta penggunaan kode One-Time Password (OTP) untuk mendukung keamanan akses akun.

4. Pemberkasan Arsip Aktif Tim Kerja, Wilayah Kerja, dan Instalasi

Pemberkasan arsip aktif menjadi bagian penting dalam pengelolaan arsip dinamis. Pada agenda ini, peserta mempelajari penggunaan instrumen pemberkasan serta pengelolaan arsip aktif melalui akun tata usaha masing-masing tim kerja, wilayah kerja, dan instalasi. Pengelolaan yang tertib diharapkan dapat mempermudah penelusuran dan penggunaan arsip untuk mendukung pelaksanaan tugas organisasi.

5. Praktik Pembuatan Naskah Dinas

Kegiatan juga mencakup praktik pembuatan naskah dinas untuk meningkatkan pemahaman pegawai mengenai penyusunan dokumen kedinasan. Contoh naskah yang dibahas meliputi surat konfirmasi pelayanan penggunaan ambulans, surat tugas, dan nota dinas.

Dalam penyusunannya, peserta diingatkan untuk memperhatikan kepala surat (kop surat), kesesuaian format dengan tata naskah dinas (TND), serta proses registrasi naskah keluar melalui aplikasi SRIKANDI.

Mewujudkan Pengelolaan Arsip yang Tertib dan Akuntabel

Melalui kegiatan monitoring dan evaluasi ini, BBKK Soekarno Hatta mendorong peningkatan pemahaman dan kedisiplinan pegawai dalam mengelola arsip serta persuratan, baik secara elektronik maupun melalui pemberkasan arsip aktif.

Pengelolaan arsip yang tertib dan sistem persuratan yang terintegrasi merupakan bagian penting dari tata kelola pemerintahan yang baik. Selain mendukung ketersediaan informasi dan kemudahan penelusuran dokumen, pengelolaan yang baik juga berperan dalam menjaga keamanan informasi, mendukung akuntabilitas administrasi, dan meningkatkan efisiensi pelaksanaan tugas organisasi.

BBKK Soekarno Hatta berkomitmen untuk terus memperkuat tata kelola administrasi dan kearsipan sebagai bagian dari upaya mewujudkan organisasi yang profesional, transparan, dan akuntabel dalam mendukung penyelenggaraan pelayanan kekarantinaan kesehatan.

Arsip tertata, persuratan terkelola, tata kelola organisasi semakin berkualitas.

Balai Besar Kekarantinaan Kesehatan Soekarno Hatta
Salam Sehat... Sehat Indonesiaku